Versie oktober 2019
Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna AVG genoemd) van kracht geworden. Deze verordening regelt hoe binnen de EU omgegaan moet worden met persoonsgegevens. Met het van kracht worden van de AVG geldt binnen de gehele EU dezelfde privacywetgeving. Ook Smartlappenkoor Steyler Staar verwerkt persoonsgegevens en gaat vertrouwelijk en zorgvuldig om met deze gegevens. De verwerking gebeurt dan ook in overeenstemming met de AVG. De verantwoordelijkheid voor de verwerking ligt bij het bestuur.
In deze privacyverklaring informeren we u over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen en wat u kunt beslissen over het gebruik van uw gegevens.
Van wie verwerkt Smartlappenkoor Steyler Staar persoonsgegevens?
Smartlappenkoor Steyler Staar verwerkt persoonsgegevens van:
- (Project)leden;
- Donateurs en sponsoren;
- Geïnteresseerden in het lidmaatschap;
- Oud-(project)leden;
- Dirigent;
- Zangers en muzikanten die een bijdrage leveren aan repetities en/of concerten
Welke persoonsgegevens worden verwerkt ?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect iets over een individu zeggen. Smartlappenkoor Steyler Staar verwerkt de volgende gegevens:
- naw-gegevens;
- telefoonnummer(s);
- e-mailadres;
- geboortedatum;
- bankrekeningnummer (IBAN) en wel/geen automatische incasso (bij leden, projectleden en donateurs);
- stemsoort (bij leden en projectleden) ;
- ingangsdatum lidmaatschap (bij leden en projectleden);
- functie binnen de vereniging;
- foto’s van repetitie en optredens;
- groepsfoto’s;
Smartlappenkoor Steyler Staar verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens zoals medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d.
Waarvoor verwerkt Smartlappenkoor Steyler Staar persoonsgegevens?
Om het lidmaatschap tot stand te kunnen brengen of een relatie met u als donateur of sponsor aan te kunnen gaan en om met u in contact te kunnen blijven
Als u (project)lid bij ons bent/wilt worden, een werkrelatie met het koor onderhoudt of anderszins het koor wilt ondersteunen, dan hebben wij persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij de communicatie op de passende wijze verzorgen en zorg dragen voor de juiste informatie, hetzij via mail, hetzij via een brief.
Om de overeenkomst uit te kunnen voeren
Als (project) lid hebt u een overeenkomst met Smartlappenkoor Steyler Staar. Om de verschuldigde contributie te kunnen incasseren verwerken wij uw persoonsgegevens. Als u bi j de ondertekening van het aanmeldingsformulier een incassomachtiging hebt gegeven, incasseren we per kwartaal de verschuldigde (termijn)bedragen van uw rekening. Ook van vaste donateurs die een incassomachtiging hebben afgegeven, worden persoonsgegevens verwerkt.
Bij een werkrelatie met het Smartlappenkoor Steyler Staar (bijvoorbeeld dirigent, pianist, musici bij optredens) is ook sprake van een overeenkomst. Om de verschuldigde betalingen te kunnen verrichten, verwerken wij de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens.
Voor het werven van financiële middelen, wervings-, promotie- en marketingdoeleinden
Persoonsgegevens worden gebruikt voor fondsen- en advertentiewerving.
Sfeerfoto’s van het koor bij repetities en optredens worden gebruikt voor promotie- en/of marketingdoeleinden (publicaties in krant en/of internet). Bezwaar tegen het gebruik van beeldmateriaal voor deze doeleinden kan kenbaar worden gemaakt bij het bestuur.
In de programmaboekjes van concerten worden namen van deelnemende leden vermeld en informatie over dirigent, solisten en begeleiding. Hiervoor wordt toestemming gevraagd.
Voor statistische / archiefdoeleinden
Van oud-leden worden stemsoort, periode van lidmaatschap en geboortejaar bewaard voor statistische en archiefdoeleinden.
Hoe lang bewaart het Smartlappenkoor Steyler Staar mijn gegevens?
De AVG schrijft geen bewaartermijnen voor. Hoe lang persoonsgegevens mogen worden bewaard hangt samen met het doel waarvoor deze gegevens worden verwerkt. Smartlappenkoor Steyler Staar bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel.
Bent u (project)lid van ons koor, dan bewaren we de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van het contract zolang u lid bent en voor een periode van maximaal twee jaar na afloop van het (project)lidmaatschap.*
Bent u sponsor/donateur van ons koor, dan bewaren we de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de sponsoring/donatie zolang als de sponsoring/donatie van kracht is, en na afloop van de sponsoring/donatie voor een periode van maximaal twee jaar. *
Is er sprake van een werkrelatie, dan bewaren we de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de afgesproken werkrelatie zolang als de relatie van kracht is, en na afloop van de relatie voor een periode van maximaal twee jaar. *
* In die twee jaar gebruiken we de persoonsgegevens alleen om u incidenteel te benaderen. Mocht u geen belang hechten aan contact na beëindiging van de overeenkomst, dan zullen uw persoonsgegevens direct worden verwijderd.
Wie kan er bij persoonsgegevens?
Het bestuurslid dat belast is met de ledenadministratie heeft het beheer over alle persoonsgegevens. De overige bestuursleden kunnen over gegevens beschikken indien dat voor een specifieke taak nodig is. Gevoelige gegevens zoals bankrekeningnummers worden niet gedeeld binnen het bestuur.
Op een voor leden afgeschermd deel van de internetsite (beveiligd met een wachtwoord) zijn de naw-gegevens, de telefoonnummers en profielfoto’s van de leden van het koor zichtbaar.
Hoe gaat Smartlappenkoor Steyler Staar om met persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard.
Het bestuur heeft schriftelijke richtlijnen opgesteld voor het omgaan met persoonsgegevens voor iedereen die binnen de vereniging gegevens verwerkt.
Er is een protocol datalekken opgesteld.
Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen
Smartlappenkoor Steyler Staar deelt geen gegevens buiten de EU. Indien gegevens door een externe partij worden verwerkt (zoals bij het drukken van een programmaboekje, hosten van de website), worden duidelijke afspraken gemaakt en wordt zo nodig een verwerkersovereenkomst gesloten.
Cookies
Smartlappenkoor Steyler Staar maakt geen gebruik van cookies op de website.
Smartlappenkoor Steyler Staar verzamelt en bewaart geen persoonsgebonden informatie van bezoekers over het gebruik van de website.
Kan ik zien welke gegevens Smartlappenkoor Steyler Staar van mij verwerkt?
Iedere betrokkene heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die Smartlappenkoor Steyler Staar verwerkt, en kan deze wens kenbaar maken bij het bestuur. Persoonsgegevens kunnen op uw verzoek worden gewijzigd of verwijderd tenzij dit in verband met de uitvoering van een overeenkomst niet mogelijk is of een wettelijke plicht dit verhindert.
Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u terecht bij het bestuur van Smartlappenkoor Steyler Staar via de secretaris.
Wijzigingen privacy beleid
Smartlappenkoor Steyler Staar streeft naar een zo actueel mogelijk privacybeleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Op de website van Smartlappenkoor Steyler Staar is de meest actuele verklaring altijd beschikbaar.